Pemerintah Provinsi (Pemprov) – Sumatera Utara bersama Badan Kepegawaian Negara (BKN) serta sejumlah instansi daerah melaksanakan kegiatan pemulihan, rekonstruksi, dan rehabilitasi dokumen serta arsip kepegawaian Aparatur Sipil Negara (ASN) yang terdampak bencana. Bencana tersebut meliputi banjir bandang dan tanah longsor yang melanda wilayah Aceh, Sumatera Utara, dan Sumatera Barat dalam beberapa waktu terakhir. Kegiatan tersebut menjadi langkah konkret pemerintah dalam menjaga kelengkapan administrasi kepegawaian di tengah dampak bencana alam yang terjadi. Selain aspek administrasi, langkah tersebut juga menjadi bagian dari upaya mitigasi risiko kehilangan maupun kerusakan dokumen penting milik ASN. Kegiatan ini melibatkan berbagai pihak terkait guna memastikan proses pemulihan arsip berjalan secara menyeluruh dan tepat sasaran.
Kegiatan tersebut secara resmi disampaikan oleh Penjabat (Pj) Sekretaris Daerah Provinsi (Sekdaprov) Sumatera Utara, Timur Tumanggor, dalam acara Penyelenggaraan Rekonstruksi dan Rehabilitasi Arsip ASN Terdampak Bencana. Kegiatan tersebut turut melibatkan Kantor Regional VII BKN Medan serta disertai penyerahan bantuan dari Dewan Pengurus Nasional KORPRI kepada pihak terdampak. Acara tersebut berlangsung di Aula Raja Inal Siregar (RIS), Kantor Gubernur Sumatera Utara, yang beralamat di Jalan Pangeran Diponegoro Nomor 30, Medan, pada Selasa (29/9/2026). Kehadiran berbagai pihak dalam acara tersebut menunjukkan besarnya perhatian pemerintah terhadap persoalan arsip kepegawaian yang terdampak bencana. Acara tersebut turut dihadiri oleh sejumlah pejabat daerah serta perwakilan instansi terkait lainnya.
Dalam sambutannya, Timur Tumanggor menegaskan bahwa data dan dokumen kepegawaian memiliki peran yang sangat vital dalam berbagai proses manajemen ASN. Ia menjelaskan bahwa dokumen tersebut diperlukan mulai dari proses pengangkatan, kepangkatan, penentuan jabatan, hingga pengembangan karier seorang ASN. Selain itu, dokumen kepegawaian juga menjadi dasar penting dalam pemenuhan hak-hak kepegawaian serta proses purnabakti dan pemberian hak pensiun. Menurutnya, ketiadaan atau kerusakan dokumen tersebut dapat menghambat berbagai proses administrasi kepegawaian yang seharusnya berjalan lancar. Oleh karena itu, ia menegaskan bahwa proses rekonstruksi dan rehabilitasi arsip menjadi kebutuhan yang sangat penting dan strategis bagi ASN yang terdampak bencana.
Timur Tumanggor turut menjelaskan bahwa bencana alam yang melanda beberapa wilayah tersebut telah mengakibatkan sejumlah dokumen kepegawaian mengalami kerusakan bahkan kehilangan secara total. Kondisi tersebut tentu berdampak signifikan terhadap kelancaran administrasi kepegawaian ASN yang berada di wilayah terdampak bencana. Ia menegaskan bahwa pemerintah tidak dapat membiarkan kondisi tersebut berlarut-larut tanpa adanya langkah pemulihan yang konkret. Oleh sebab itu, kolaborasi antara Pemprov Sumut, BKN, dan instansi terkait dinilai menjadi solusi tepat guna mempercepat proses rekonstruksi arsip yang terdampak. Kolaborasi tersebut diharapkan dapat memberikan kepastian administrasi bagi seluruh ASN yang terkena dampak bencana.
Lebih lanjut, Timur mengajak seluruh jajaran pengelola kepegawaian di lingkungan Pemprov Sumatera Utara untuk terus meningkatkan kualitas pengamanan data kepegawaian ke depannya. Ia menekankan pentingnya pemutakhiran data secara berkala guna memastikan keakuratan informasi kepegawaian setiap ASN. Selain itu, ia juga meminta agar proses pencadangan data dilakukan secara rutin sebagai langkah antisipasi terhadap risiko bencana maupun kerusakan sistem yang mungkin terjadi. Timur turut mendorong adanya integrasi data kepegawaian antarinstansi guna mempermudah proses pengelolaan dan pemantauan data ASN secara menyeluruh. Ajakan tersebut disampaikan sebagai bentuk antisipasi jangka panjang terhadap potensi risiko serupa di masa mendatang.
Dalam kesempatan tersebut, Timur juga menegaskan pentingnya memperhatikan aspek keamanan informasi dalam setiap proses pengelolaan data kepegawaian ASN. Ia mengingatkan bahwa data kepegawaian merupakan informasi yang bersifat penting dan sensitif sehingga harus dikelola dengan sistem keamanan yang memadai. Selain itu, ia juga meminta agar seluruh proses pengelolaan arsip tetap mengacu pada ketentuan kearsipan yang berlaku secara nasional. Kepatuhan terhadap regulasi kearsipan tersebut dinilai penting guna menjaga legalitas dan keabsahan setiap dokumen kepegawaian yang dikelola. Timur berharap seluruh instansi dapat menjalankan ketentuan tersebut secara konsisten dalam pengelolaan arsip kepegawaian ASN.
Timur menegaskan bahwa data ASN merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan pemerintahan yang tidak dapat dipandang sebelah mata. Ia menilai keberadaan data yang akurat dan lengkap menjadi salah satu faktor penentu kelancaran roda pemerintahan di berbagai tingkatan. Oleh karena itu, ia menekankan bahwa data kepegawaian harus tetap tersedia, akurat, aman, serta dapat dipertanggungjawabkan setiap saat. Ketersediaan data yang baik tersebut dinilai dapat mendukung pengambilan kebijakan yang tepat dalam pengelolaan sumber daya manusia aparatur. Pernyataan tersebut disampaikan Timur sebagai penegasan atas pentingnya tata kelola data kepegawaian yang profesional dan berkelanjutan.
Selain membahas rekonstruksi arsip, kegiatan tersebut turut diisi dengan penyerahan bantuan dari Dewan Pengurus Nasional KORPRI kepada ASN yang terdampak bencana di wilayah Aceh, Sumatera Utara, dan Sumatera Barat. Bantuan tersebut diberikan sebagai bentuk kepedulian organisasi KORPRI terhadap kondisi ASN yang terdampak bencana alam belakangan ini. Penyerahan bantuan tersebut turut disaksikan oleh sejumlah pejabat daerah serta perwakilan instansi yang hadir dalam acara tersebut. Bantuan yang diberikan diharapkan dapat meringankan beban ASN yang terdampak dalam menjalankan tugas dan kesehariannya. Langkah tersebut sekaligus menjadi bentuk solidaritas antarinstansi dalam menghadapi dampak bencana yang terjadi.
Kegiatan rekonstruksi dan rehabilitasi arsip ASN tersebut turut melibatkan peran aktif Kantor Regional VII BKN Medan dalam memberikan pendampingan teknis kepada instansi daerah terdampak. Pendampingan tersebut dinilai penting guna memastikan proses rekonstruksi arsip berjalan sesuai dengan standar dan prosedur kearsipan yang berlaku. Kolaborasi antara BKN dan Pemprov Sumatera Utara tersebut diharapkan dapat mempercepat pemulihan data kepegawaian ASN di wilayah terdampak bencana. Selain itu, kerja sama tersebut juga diharapkan menjadi model bagi daerah lain dalam menghadapi persoalan serupa di masa mendatang. Sinergi antarinstansi tersebut dinilai menjadi kunci utama keberhasilan proses rekonstruksi arsip kepegawaian ASN.
Melalui kegiatan tersebut, Pemprov Sumatera Utara berharap seluruh proses rekonstruksi dan rehabilitasi arsip kepegawaian ASN yang terdampak bencana dapat segera terselesaikan secara menyeluruh. Selain itu, kegiatan ini diharapkan dapat menjadi momentum penguatan sistem pengelolaan data kepegawaian yang lebih baik ke depannya. Pemerintah daerah bersama BKN dan KORPRI menegaskan komitmennya untuk terus bersinergi dalam menjaga kelancaran administrasi kepegawaian ASN di seluruh wilayah terdampak bencana. Ke depan, berbagai pihak berharap sistem pengarsipan digital dapat semakin diperkuat guna meminimalkan risiko kehilangan data akibat bencana serupa. Upaya tersebut diharapkan mampu mewujudkan tata kelola kepegawaian ASN yang lebih tangguh, aman, dan berkelanjutan di masa mendatang.